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Intranet è un'infrastruttura, basata sugli standard e sulle tecnologie di Internet, che condivide informazioni e contenuti all'interno di un gruppo di lavoro. Sviluppiamo ed installiamo sistemi intranet finalizzati alla razionalizzazione, automazione ed ottimizzazione delle seguenti attività:
 archiviazione (digitale)
condivisione e accessibilità della documentazione
assegnazione, condivisione e monitoraggio delle attività del processo produttivo
gestione, condivisione e monitoraggio delle risorse aziendali, quali: anagrafica Clienti/Fornitori, Contatti, Calendario Scadenze, etc.
Perché ricorrere ad una intranet?
1. Serve ad evitare problemi di comunicazione interna.
Anche un'organizzazione di dimensioni ridotte può avere problemi di comunicazione. La maggior parte del personale viene a conoscenza di certe situazioni durante la pausa caffè. Le storie si modificano man mano che passano di bocca in bocca e alla fine il personale è male informato. Se poi l'azienda o l'ente dispone di lavoratori fuori sede e/o dipendenti che si spostano di frequente, i problemi di comunicazione diventano ancora più critici. Una intranet è il mezzo ideale per pubblicare rapporti settimanali, promemoria; per dare vita a bacheche virtuali, messaggistica immediata e chat moderate. In questo modo, tutti dispongono delle medesime informazioni. Ottimizzare la comunicazione interna aumenta la produttività e migliora la qualità del lavoro. La intranet consente di condividere le attività del processo produttivo, tramite l’apertura, l’assegnazione, lo svolgimento ed il completamento di schede riepilogative delle attività assegnate ad uno o più membri del gruppo di lavoro. Allo stesso modo consente al supervisore di monitorare l’andamento del flusso di lavoro. Una scadenza non rispettata non può passare inosservata; l’assenza di un dipendente non compromette il lavoro del gruppo.
2. Serve a risparmiare tempo.
Una intranet consente di pubblicare informazioni utili per tutti i dipendenti: dalle politiche aziendali alla richiesta di ferie, alla rassegna stampa, alla rubrica telefonica, ecc, e comporta un enorme risparmio di tempo.
3. La intranet risolve i problemi di archiviazione e condivisione della documentazione, garantendo:
Rintracciabilità in tempo reale di tutti i documenti e conseguente riduzione dei tempi di ricerca
Relazione fra tutti i documenti in tutte le attività aziendali
Sicurezza degli accessi e controllo delle attività sui documenti archiviati
Flessibilità di gestione dei documenti, i quali - digitalizzati e archiviati - vengono trasmessi in via telematica
Monitoraggio della "vita" di ciascun documento tramite la creazione di flussi documentali (workflow)
Eliminazione dei costi di archiviazione e conservazione della carta
Riduzione dei costi dei materiali di consumo (carta, cartucce, scaffali)
4. La intranet migliora l'utilizzo dei client e della posta elettronica.
Inviare per posta elettronica più versioni dello stesso documento o della stessa presentazione può generare confusione e talvolta un eccesso di informazioni. Con una intranet, gli utenti possono lavorare su un file condiviso e disporre di una posizione centrale in cui salvare la versione più aggiornata. In questo modo si risparmia anche spazio sul server. Non è poca cosa: la presenza di diverse versioni di file su ciascun computer occupa spazio prezioso (e costoso).
Come operiamo?
Completata l’analisi e la progettazione, strutturiamo un Corporate Portal come punto di ingresso ad applicazioni specifiche, quali:
Publishing: pubblicazione, personalizzazione e visualizzazione dei contenuti sull'intranet, realizzando la comunicazione monodirezionale di contenuti verso il personale.
Document management: supporto all'acquisizione ed alla gestione della conoscenza esplicita, con funzioni di archiviazione, indicizzazione, correlazione e ricerca;
Community: supporti alla comunicazione e all'interazione tra utenti attraverso servizi interattivi (forum, mailing list, instant messaging, chat etc), finalizzati alla gestione della conoscenza implicita all'interno dell'azienda;
Collaborative work: supporto alla collaborazione e al teamworking (ad esempio groupware, e-room, videoconferenze etc);
Legacy integration: supporto all'accesso ai sistemi informativi aziendali, ai dati e alle procedure dei sistemi gestionali e di tutti gli altri applicativi in azienda;
Self Service: funzionalità in grado di erogare servizi interattivi ai dipendenti, come e-learning, rubrica del personale, modulistica, help desk informatico etc.
Le modalità di impiego, utilizzo e gestione di queste funzionalità possono essere estremamente diverse per ogni azienda.
Gratuitamente, e senza impegno, è possibile richiedere un sopralluogo tecnico per l'analisi delle necessità e la conseguente elaborazione di un progetto idoneo, con relativa quotazione di tempi e di costi.
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